RH
Ressources humaines

Mypeopledoc pour une gestion plus aisée des RH d’une entreprise

La réussite d’une entreprise dépend fortement de celle de la gestion de ses ressources humaines, et cela n’est pas une tâche aisée. En effet, il n’y a pas que les travaux afférents aux recrutements et aux règlements de salaires qui incombent aux RH ; le cycle de vie des employés et l’entretien d’une bonne atmosphère de travail entre collaborateurs, font partie de leurs missions. Les difficultés du travail sont fort heureusement allégées depuis l’avènement de de l’outil Mypeopledoc. Qu’est-ce que c’est ? Comment l’utiliser pour simplifier les opérations RH ?

Mypeopledoc : ce qu’abrite le terme

Plusieurs grandes entreprises doivent leur succès à l’usage de Mypeopledoc. Il est en effet question d’une plateforme mise au point entre 2007 et 2008 pour gérer plus aisément au sein d’une entreprise, tout ce qui concerne les RH. Si une foultitude d’enseignes recourt à cette technologie au service des RH à travers le monde, c’est parce qu’elle s’est révélée fiable et efficace.

Mypeopledoc est de plus en plus adopté et des documents sont traités par millions. Par ailleurs, le programme s’est tellement démocratisé qu’il n’est plus l’apanage des ordinateurs, smartphones et autres tablettes ; d’autres périphériques s’en accaparent déjà.

Comment la plateforme facilite-t-elle les opérations RH ?

À en croire les concepteurs et les utilisateurs de l’outil Mypeopledoc, l’usage de la plateforme fait monter significativement le niveau de productivité des RH en accompagnant tout le temps les travailleurs où qu’ils soient. La disponibilité permanente des services des ressources humaines est par ailleurs possible.

En harmonisant cet outil de gestion avec les informations de la GRH, l’automatisation se substitue aux tâches manuelles et cela a pour effet :

  • Une économie de temps du fait d’un transport de documents plus facilité, ainsi qu’une recherche d’archives totalement simplifiée.
  • Une économie de paperasses et d’efforts fournis.
  • Une sécurité bien plus accrue des documents d’une entreprise.

Mypeopledoc permet d’être au parfum des nécessités et des espérances des équipes d’une entreprise, en vue de trouver de façon efficace des solutions conformes à leurs problèmes. Tous les documents sont donc rangeables en un seul endroit de manière à gagner de l’espace et du temps, étant donné que les recherches peuvent être ciblées et organisées.

Comment se sert-on de Mypeopledoc ?

Recourir à cette plateforme, c’est comme faire usage d’un coffre-fort électronique dans lequel il est possible de ranger ses documents et fichiers. On peut déplacer, renommer, et même partager ses documents. Aussi est-il possible de naviguer dans ce coffre-fort personnel. Mypeopledoc garantit un espace de stockage de 10 Go, mais les documents que l’on conserve ne peuvent aller au-delà de 250 Mo.

Pour gagner de l’espace, il est recommandé de supprimer les documents que l’on ne désire pas garder. Toutefois, lorsque survient une suppression involontaire, il est possible de rectifier le tir. En effet, un document n’est irrécupérable que lorsqu’il est vidé de la corbeille.

En liant son compte à celui d’un ou de plusieurs collaborateurs, l’envoi et la réception de plusieurs types de document sont possibles. Une notification est faite par mail à l’utilisateur de Mypeopledoc, chaque fois qu’une opération a été effectuée.

La plateforme permet aux utilisateurs, d’accéder à un historique de toutes les tâches exécutées sur leur compte. Voici ce qu’on peut y découvrir :

  • des tentatives éventuelles d’intrusion ;
  • des téléchargements faits ;
  • les connexions qui ont échoué.

On y trouve aussi un horodatage précis des opérations effectuées sur le compte. Tous ces éléments sont importants pour la communication entre collaborateurs d’une entreprise.

Gérer les processus RH est facilité par Mypeopledoc via 4 dispositifs que sont : Case Management, Employee File Management, Advanced Analytics, HR Process Automation.

Quel est le processus de création d’un compte sur cette plateforme ?

Posséder un coffre-fort Mypeopledoc n’a rien d’alambiqué. Pour un salarié qui veut s’ouvrir un compte, il est nécessaire de se retrouver sur le site de digitalisation des opérations RH. En étant sur la page, il faut repérer le bouton ‘’inscription’’ ; après avoir cliqué dessus, il faut actionner par la suite, le bouton ‘’Demander une invitation’’. On renseignera ensuite les coordonnées demandées en vue de l’ouverture du compte.

Le compte utilisateur étant créé, il faut procéder maintenant à son activation. Pour ce faire, il faut récupérer sur son mail, le code d’activation expédié par l’employeur. Une fois la demande d’activation faite, un lien sera envoyé par courrier électronique : le mot de passe octroyé par l’entreprise s’y trouve.

Lorsqu’on a enfin réussi à activer son compte, on a alors la capacité de procéder à l’archivage de ses bulletins de paie, des messages professionnels, des certificats de travail, en somme, de tout document numérisé.

Que retenir de ce coffre-fort électronique ?

Mypeopledoc est en réalité une version numérique des services postaux, qui favorise au sein d’une entreprise, le partage de documents afférents à la gestion des ressources humaines par courriel. Tout ceci avec un horodatage, une signature électronique et une sécurité sans faille. Il faut noter que le travail d’archivage est assuré par Arkhineo (caisse des dépôts).